Scan tài liệu là một trong những tính năng quan trọng, được sử dụng rất nhiều trên máy photocopy. Khi scan tài liệu máy photocopy sẽ giúp bạn quét những tài liệu bản giấy thành những file lưu trữ trên máy tính và điện thoại.
Việc scan tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích như lưu trữ tài liệu, tiết kiệm chi phí in ấn, độ bảo mật thông tin cao đồng thời còn giúp quản lý và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Tính năng scan thật sự rất hữu tuy nhiên vẫn có nhiều bạn mới sử dụng máy photocopy chưa biết cách scan tài liệu như thế nào?
Chính vì vậy trong bài viết này Cho thuê máy photocopy – Photocopy Đức Lan sẽ hướng dẫn các bạn cách scan tài liệu trên máy photocopy đơn giản và nhanh chóng nhất.
Hướng dẫn cách scan tài liệu trên máy photocopy Ricoh
Việc scan tài liệu trên máy photocopy Ricoh khá đơn giản, bạn thực hiện theo các thao tác sau:
Bước 1: Nạp bản gốc
Đầu tiên bạn cần đặt bản gốc ngay ngắn trên máy photocopy. Với tài liệu 1 trang thì bạn đặt tài liệu gốc lên mặt kính để scan, đối với những tài liệu có nhiều trang và bạn cần lưu lại trong 1 file thì bạn đặt tài liệu gốc vào khay DF để máy photocopy scan đồng loạt cho bạn.
Sau đó bạn nhấn nút Scaner trên màn hình điều khiển của máy photocopy.
Bước 2: Đặt lệnh Scan
Tiếp theo bạn chọn “Store File” rồi nhấn chọn “Store Only” để đặt lệnh máy photocopy chỉ Scan bản gốc vừa đặt trên khay.
Bước 3: Đổi tên file.
Tốt nhất bạn nên đặt tên file dễ nhớ để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm lại lịch sử thông tin file hay khi bạn cần scan thêm tài liệu để gửi đi mà không cần tài liệu gốc.
Sau khi đã đổi tên file xong thì bạn nhấn chọn nút OK để xác nhận.
Bước 4: Chọn chế độ Scan
Bạn nhấn chọn Scan Setting để thay đổi chế độ scan cho phù hợp. Tại hộp thoại Scan Setting sẽ có các tùy chọn sau:
- Full Color/ Text photo: chế độ scan màu
- Black & White text: chế độ scan trắng đen, thường máy photocopy cài đặt mặc định ở chế độ này nên khi cần scan trắng đen thì bạn không cần phải cài đặt lại.
- Original Feed Type -> 1 Sided Original: khi bạn cần scan 1 mặt
- Original Feed Type -> 2 Sided Original: chế độ scan 2 mặt
- Send File Type / Name để chọn cách sắp xếp file
- Single Page: khi chọn chế độ này máy photocopy sẽ scan mỗi trang thành 1 file riêng
- Multi Page: Chọn chế độ này khi bạn cần scan nhiều trang vào 1 file
Sau khi bạn đã cài đặt xong chế độ Scan thì bạn cần nhấn OK để xác nhận lệnh của máy photocopy. Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn nút Start để hoàn thành quá trình Scan.
Hướng dẫn Scan trên máy photocopy Toshiba
Việc thực hiện lệnh scan trên máy photocopy Toshiba cũng tương tự như trên máy photocopy Ricoh bạn thực hiện theo các thao tác sau:
Bước 1: Đầu tiên bạn đặt tài liệu gốc cần Scan ngay ngắn trên máy photocopy rồi nhấn nút Scan.
Bước 2: Đổi tên file, bạn nhấn chọn File trên bản điều khiển rồi chọn File Name để đổi tên, chọn File Format để chọn định dạng mà bạn muốn lưu rồi nhấn OK.
Bước 3: Chọn chế độ Scan, bạn nhấn chọn Edit để vào mục thiết lập chế độ scan
- Color Mode: tùy chọn scan màu hay scan trắng đen
- Resolution: chọn độ phân giải cho file scan
- Single: chọn chế độ scan một mặt
- Tablet: chọn chế độ scan 2 mặt
- Text/photo: chọn chế độ scan tất cả thông tin gồm ảnh và văn bản
- Text: scan riêng phần chữ
Sau khi đã cài đặt xong thì bạn nhấn Enter để xác nhận lệnh vừa cài đặt và cuối cùng thì bạn nhấn nút Start để bắt đầu Scan tài liệu.
Bước 4: Kết thúc quá trình Scan, sau khi máy photocopy đã quét xong, bạn nhấn chọn Job Finish để hoàn tất quá trình Scan. Nếu bạn không nhấn chọn Job Finish thì file sẽ không được lưu.
Để lấy File Scan, trên máy tính bạn chọn mục Start rồi chọn Run, tiếp theo bạn gõ IP của máy photocopy mà bạn đã scan, cuối cùng bạn vào mục File Share trên máy photocopy để lấy file Scan về máy tính.
Trên đây tôi đã hướng dẫn các bạn cách scan tài liệu trên máy photocopy Ricoh và Toshiba, Nếu các bạn còn thắc mắc gì để có thể lại comment bên dưới hoặc liên hệ với Photocopy Đức Lan để được giải đáp chi tiết nhất nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Địa chỉ: số 20 Đường 17, KP5, Phường Linh Tây, Thủ Đức, Hồ Chí Minh
- Điện thoại: (028) 3660 5379
- Di động: 0947 143 178 – 0966 978 448
- Email: info@hmk1910.vn
- Website: https://hmk1910.com/
Tác giả Phụng Lê