Lên lịch làm việc hàng ngày theo một kế hoạch sẽ giúp cho các bạn tập được cách quản lý cũng như phân bổ thời gian của mình tốt hơn. Vậy thì làm sao để có thể lên kế hoạch làm việc được một cách tốt nhất?

Chắc hẳn là tất cả chúng ta đều đã trải qua những rắc rối của lịch làm việc hàng ngày cũng như việc quản lý thời gian không đúng cách rồi nhỉ? Bạn sẽ gặp những vấn đề như là đi muộn, tắc đường hoặc là vừa đến bàn làm việc đã cảm thấy chán nản, … 

Tin tốt là trong bài viết ngày hôm nay, HMK sẽ giúp cho các bạn làm như thế nào để có thể lên được một kế hoạch làm việc hàng ngày hiệu quả. Bên cạnh đó, cũng sẽ giúp cho các bạn biết cách để quản lý thời gian của mình tốt hơn.

Top 10 mẹo nhỏ để lên lịch làm việc hàng ngày hiệu quả

Các bạn có thể tạo nên thói quen lên kế hoạch làm việc hàng ngày của mình bằng cách ghi ra một tờ giấy, sử dụng một ứng dụng lập kế hoạch hay một ghi chú đơn giản. Dưới đây sẽ là 10 mẹo nhỏ giúp cho bạn có thể lên lịch làm việc hàng ngày và quản lý thời gian tốt hơn.

Tìm ra cách mà bạn đang sử dụng thời gian của mình hiện tại

Nếu bạn định tối ưu hóa thời gian cá nhân cũng như lên lịch làm việc hàng ngày của mình, trước tiên bạn cần phải ghi lại thời gian bạn làm những công việc hàng ngày là như thế nào bằng cách theo dõi các hoạt động hàng ngày của bạn. Việc làm này sẽ giúp cho bạn:

• Xác định xem mình có thể hoàn thành tất cả các công việc trong một ngày không.
• Xác định những công việc mình chưa làm được.
• Tập trung vào các hoạt động mang lại lợi ích nhiều nhất.

Khi bạn tiến hành kiểm tra về vấn đề này, bạn sẽ thấy khá rõ ràng rằng bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoạt động không hiệu quả.

Tạo ra một lịch làm việc hàng ngày và gắn bó với chúng

Bước này là hoàn toàn quan trọng để học cách quản lý thời gian và lên kế hoạch làm việc mỗi ngày. Trước khi kết thúc một ngày, thì các bạn nên lên kế hoạch làm việc trước cho ngày hôm sau và bạn có thể dễ dàng bắt đầu công việc đó trong đầu ngày mới.

Lưu ý hãy ghi lại mọi thứ để các bạn có thể tập thói quen bắt đầu những công việc đó mà không cần phải xem lại mỗi ngày. Nếu bạn không thể làm điều đó vào ngày hôm trước, hãy đảm bảo rằng bạn viết ra những việc cần làm của mình ngay vào buổi sáng. 

Ưu tiên việc làm một cách khôn ngoan

Khi bạn sắp xếp và lên lịch làm việc hàng ngày của mình, hãy ưu tiên những việc cần thiết để quản lý thời gian thành công hơn. Có thể bắt đầu bằng cách gạch bỏ những công việc mà bạn không nên thực hiện hoặc tốn thời gian thực hiện nhưng không có tác dụng gì.

Sau đó, hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện những nhiệm vụ đó trước. Bằng cách làm như vậy, các bạn sẽ đảm bảo rằng mình đã hoàn thành những việc cần thiết.

Hãy đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp các việc cần làm dựa trên tầm quan trọng hơn là dựa vào sự cấp bách của chúng.

Nhóm các việc cần làm tương tự lại với nhau

Tiết kiệm năng lượng tinh thần và thời gian cho bản thân bằng cách cố gắng hoàn thành tất cả các công việc tương tự nhau cần làm trước khi chuyển sang việc tiếp theo. 

Ví dụ các bạn có thể dành ra một khoảng thời gian cụ thể cho những việc như là trả lời email, tin nhắn, nghe điện thoại, … Đừng làm những việc này khi bạn đang làm việc khác vì chúng rất dễ gây phân tâm và không đạt hiệu quả.

Tránh ham muốn làm nhiều công việc một lúc

Đây là một trong những mẹo lên lịch làm việc hàng ngày và quản lý thời gian đơn giản nhất cho các bạn. Hãy luôn nhớ là tập trung vào làm những công việc mà mình có thể làm trước và tránh được các điều phiền nhiễu xung quanh.

Sẽ rất mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc khi cứ chuyển qua lại giữa 2 nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, hãy tập trung và hoàn thành từng công việc một.

Đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ

Một vấn đề nữa của việc lên lịch làm việc hàng ngày đó là liên quan đến việc đặt giới hạn thời gian cho các công việc thay vì cố làm việc cho đến khi chúng hoàn thành. Hãy sử dụng các ứng dụng nhật ký thời gian để ước tính thời gian thực hiện một hoạt động.

Khi bạn đã dành hết lượng thời gian được chỉ định cho nhiệm vụ đó, hãy chuyển sang hoạt động quan trọng tiếp theo. Các bạn sẽ thấy được năng suất của mình tăng vọt và danh sách việc cần làm của bạn bị thu hẹp lại khi bạn thực hiện việc làm này.

Đặt thời gian nghỉ ngơi

Một trong những mẹo quản lý thời gian thú vị hơn cho công việc đó chính là đặt thời gian nghỉ ngơi trong khi lên lịch làm việc hàng ngày của bạn. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy cho bản thân một khoảng thời gian để thở, nghỉ ngơi một chút để nạp lại năng lượng và giải tỏa căng thẳng.

Học cách để nói “không”

Bạn sẽ không bao giờ học được cách quản lý thời gian và lên được lịch làm việc hàng ngày hiệu quả nếu bạn không học cách từ chối. Chỉ có bạn mới thực sự biết mình cần thời gian cho việc gì, vì vậy nếu bạn cần từ chối để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Thay vì làm nhiều nhiệm vụ mang lại ít hoặc không có giá trị, hãy hoàn thành ít nhiệm vụ hơn tạo ra nhiều giá trị hơn. Hãy nhớ quy tắc 80/20 – 80% đầu ra của bạn đến từ 20% đầu vào của bạn và tập trung nỗ lực của bạn.

Làm việc có tổ chức

Để lên kế hoạch làm việc hiệu quả, mẹo này thực sự cần phải có trong danh sách việc cần làm của bạn. Ít có điều gì gây ra sự khó chịu bằng việc lãng phí thời gian quý báu khi tìm kiếm những món đồ đặt không đúng vị trí và còn khó có thể tập trung được nữa.

Những điều khác biệt nhỏ nhặt sẽ tạo nên một sự khác biệt lớn. Tạo một hệ thống lưu trữ tài liệu, hủy đăng ký những email bạn không cần, chỉ phải làm điều đó một lần, nhưng lợi ích nhận được là mãi mãi.

Loại bỏ những điều phiền phức

Mạng xã hội, lướt web, đồng nghiệp, tin nhắn, … những phiền nhiễu trong công việc có thể là rất nhiều. Chìa khóa để lên lịch làm việc hàng ngày và phân bổ thời gian hiệu quả đó là chủ động loại bỏ chúng.

Khi làm việc trên máy tính, hãy đóng hết những tab mà bạn không cần và chỉ để lại những tab bạn hiện đang làm việc. Tắt các thông báo tin nhắn cũng như để lại các cuộc gọi điện thoại cá nhân của bạn.

Từng bước một, hãy các định được những thứ gây phiền phức cho bạn khi làm việc và khắc phục được chúng. Và hãy nhớ rằng ngủ đủ giấc, uống đủ nước và ăn uống lành mạnh đều có thể giúp bạn tập trung trong để làm việc tốt hơn.

Trên đây, HMK đã đem lại cho các bạn top 10 mẹo nhỏ để có thể lên lịch làm việc hàng ngày cũng như biết quản lý thời gian của mình tốt hơn. Hãy tập cho mình những thói quen tốt để có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc.